Много мениджъри са се сблъсквали със ситуации, в които конкретни служители не изпълняват задълженията си съгласно изискванията или нарушават правила за работа. Тук не говорим за неволни грешки, а за целенасочени действия на тези служители. В случай че вредното поведение на тези хора се запази, това обикновено води до натрупване на все повече проблеми, които влияят негативно както на останалите членове на екипа, така и върху резултатите от работата. Някои примери за такъв тип поведение могат да бъдат:

• Служител, който всеки ден закъснява за работа с 10 – 15 минути.
• Складов работник, който отказва да носи задължителната предпазна каска, защото не му е приятно.
• Служител, който редовно играе компютърни игри през работно време, независимо че нееднократно са му правени забележки за това.

Може да се дадат още много примери за ситуации с проблемни служители. Това което е общовалидно за всички тях, е че те съзнателно проявяват вредно или потенциално опасно поведение на работното място.

Много е важно мениджърите да умеят да идентифицират причините за подобно поведение у свои служители, защото само тогава могат да вземат правилни решения за справяне със ситуациите.

Проблемно поведение може да бъде демонстрирано, както от новоназначен човек, така и от съществуващ служител, който доскоро се е проявявал добре, но по някаква причина се е  променил.

Когато един новопостъпил служител проявява проблемно поведение, грешката най-често е в подбора – назначен е неподходящ човек. Във връзка с това трябва да се подхожда много внимателно при избора на нов служител, за да се избегне назначаване на личност с проблемен характер. А ако това все пак се случи най-честата практика е такъв човек да бъде освободен възможно най-бързо. Затова за новоназначените хора обикновено се прилага изпитателен срок, който позволява, ако се наложи те да бъдат освобождавани незабавно и без последствия за работодателя.

По различен начин стоят нещата, когато има проява на проблемно поведение при съществуващ служител. Този човек е работил във фирмата определено време, през което се е доказал, като добър служител. В даден момент се е случило нещо, което го е провокирало да започне с проявите на проблемно поведение. Тук първата задача на мениджъра е да открие причините, които са довели до промяната. Те могат да произтичат както от работата, така и от личния живот на служителя. Нека разгледаме по един пример за всеки от двата варианта:

• Ситуация 1 – служител е започнал да допуска необичайно много грешки в работата си. Независимо, че нееднократно му е правена забележка за това, той продължава да греши. Когато мениджърът прочува нещата довели до тази промяна се оказва, че служителят се намира в процес на труден развод. Това го кара да бъде безразличен към качеството на изпълнение на работата си. В този случай причината за проблемното поведение произхожда изцяло от личния живот.
• Ситуация 2 –  служител е започнал редовно да закъснява с изпълнението на задачите си. Мениджърът е провел разговор с него, но закъсненията са продължили и след това. При задълбочено проучването на причините, мениджърът разбира, че служителят е демотивиран, защото се е надявал да бъде повишен в длъжност, но това не се е случило.  В този случай проблемът е провокиран от работната среда.

Най-често практикувания подход за идентифициране на причините за проблемното поведение е провеждане на открит разговор със служителя.  Когато мениджърът установи, какво е породило тази промяна той разполага с необходимата информация, за да намери най-подходящото решение.

В зависимост от ситуациите, мениджърите могат да се използват различни подходи, като например:

• Елиминиране на причините, създаващи проблема.
• Планиране, заедно със служителя на конкретни действия, които той ще предприеме за справяне със ситуацията.
• Поставяне на открито искане от мениджъра към служителя за прекратяване на неприемливото поведение.
• Оказване подкрепа на служителя от целия екип за справяне с проблема.
• Преразпределяне на работните задължения в екипа.
• Осигуряване на гъвкаво работно време за служителя.

Това само някои от подходите, които мениджърите могат да се прилагат. Съществуват още много други начини за действие за справяне с проблемно поведение. Правилото е, че няма готови формули за действие, които са универсално приложими. Всеки мениджър трябва да е в състояние самостоятелно да намери най-подходящото решение за създалата се ситуация.

Независимо от използвания подход, мениджърът трябва да постави срок за отстраняване на проблема, който ясно трябва да бъде комуникиран и договорен със служителя. Ако в рамките на този срок последният не се промени, вероятно той няма необходимата мотивация да бъде пълноценен член на екипа. В тази ситуация най-често се преминава към търсене на достатъчно мотивиран човек, който да заеме мястото на проблемния служител.

Най-важното правило за справянето с проблемното поведение при служителите е, че мениджърите трябва да предприемат необходимите действия още при първите индикации, защото тогава нещата могат да се решат значително по-лесно и бързо, отколкото ако това се прави на по-късен етап.