Във всяка фирма се налага да се вземат решения, да се обменя информация между хората, да се дават инструкции, да се обсъждат постигнатите резултати в бизнеса и други.  Често това изисква участието на повече от двама души, което налага да се организират работни срещи.

Практиката показва, че голяма част от вътрешно-фирмени срещи имат ниска ефективност или казано по друг начин губят времето на хората, които участват в тях.  Това не означава, че срещите трябва да бъдат отречени, като начин на комуникация във фирмата. Напротив – те са много полезни за бизнеса, стига да протичат ефективно.

В настоящата статия ще се спрем на добрите практики за организиране и провеждане на вътрешно-фирмени срещи. Прилагането на тези практики може да повиши значително ефективността на срещите.

Един често пренебрегван факт е, че участниците в работни срещи спират да изпълняват текущите си служебни задължения, през времето на провеждането им. Те буквално „изваждат“ служителите от работата им. Именно затова първото правило е, че трябва да се организират срещи, само ако наистина има причина за това. Един добър въпрос, който могат да си задават мениджърите, преди да насрочат среща е „Действително ли е необходима среща за това?“. В много случаи може да се окаже, че нещата могат да се решат с алтернативни подходи – например с лични разговори между отделни хора, изпращане на мейл до няколко души и други.

Второто правило за срещите е, че те трябва да завършват с реализиране на целевите резултати, които се търсят чрез тях. Например, ако целта на една среща е да се намери начин за справяне с някакъв проблем, тя трябва да завърши с ясно решение за това. В случай че не се стигне до вземане на решение – срещата е била неефективна.

Третото правило за срещите е контролът на времето. Когато той не е на необходимото ниво могат да се получат нежелани ситуации, като:

• Срещата се насрочва за конкретен час, но някои участници закъсняват. Тези, които са дошли навреме ги изчакат, без да започват срещата. Това води до загуби на време за хората, които са дошли навреме.
• Срещата продължава неоправдано дълго време, поради отклонения от темата, разгорещени дискусии и други. В този случай имаме загуби на време за всички участници.

Горните ситуации, водят до едно и също нещо – групови загуби на време. В бизнеса тези загуби имат свои финансови еквиваленти.

Добрият контрол на времето изисква спазване на следните правила:

• Когато се организира една среща е важно да се определя не само началния час, но и този на приключване. Това дава възможност на участниците да имат предварителна яснота за времето, което ще отделят за срещата.
• Трябва да се проявява нулева толерантност към закъснения за срещи. Всяка фирма може да избере начините, по които ще подходи за това. Важното е да се създадат навици у служителите да идват навреме, така че срещите да започват точно в определените часове.
• Всяка среща трябва да завършва не по-късно от предварително обявеният час на приключване, защото в противен случай той се обезсмисля. За целта е препоръчително да се определи водещ на срещата, който следи за времето, дава думата за изказвания, определя, какво ще се обсъжда и т.н. Така се осигурява необходимия контрол на времето и ефективното протичане на срещата.

Четвъртото правило за срещите гласи, че в тях трябва да се включват само хора, които действително е необходимо да участват. Много мениджъри правят грешката да провеждат срещи в по-широк кръг. На тях се обсъждат въпроси, които не касаят пряко някои от участниците. Това е чисто губене на време за тези хора. Освен това присъствието на среща, която не ги касае може да ги демотивира. Затова трябва внимателно да се прецени, кои служители действително е необходимо да участват в срещата.

Когато мениджърите следват горните четири правила, вътрешно-фирмените срещи, които провеждат ще бъдат с висока ефективност. Това ще има пряко отражение върху развитието на бизнеса, защото чрез срещите те ще постигат значително по-добри резултати за по-кратко време и с по-малко усилия.