Много мениджъри са склонни да фокусират комуникацията си със служителите основно върху нещата, които трябва да им кажат, като нареждания, инструкции и други. Когато обаче служителите искат да споделят свои мнения или предложения същите тези мениджъри често подхождат пренебрежително, като казват че нямат време или това не е важно в момента. Така те охлаждат ентусиазма на хората си да споделят неща, които смятат за важни. Вследствие на това служителите се демотивират и развиват „поведение на премълчаване“. Последното неминуемо води до различни проблеми за бизнеса, тъй като мениджърите губят възможността да научават своевременно важна информация, необходима за вземане на различни управленски решения. Никой мениджър не е в състояние сам да вижда всичко, което се случва в екипа му. Единственият начин да бъде в течение на нещата е като получава информация от своите служители.
Служителите от своя страна са склонни да споделят открито и активно информация с мениджърите, само когато се чувстват в зона на сигурност. Ако един човек има притеснения, че споделянето на нещо може да има негативен ефект за него или че мениджърът ще се отнесе пренебрежително към казаното, той по-скоро би се въздържал да го направи.
Нека да разгледаме, какво могат да направят мениджърите, за да изслушват ефективно служителите си:
- Проява на искрено внимание и интерес към хората, които искат да споделят нещо.
- Избягване на реакцията „Сега нямам време“, която е демотивираща за служителите. Вместо това уговаряне на срещи за обсъждане на нещата в удобно време.
- Недопускане критики към служители относно изразени от тях мнения или предложения, защото това би ги възпряло да го правят в бъдеще.
- Способност за открито изслушване на критични мнения за самите мениджъри, без те да се засягат или противопоставят. Мениджърите трябва да разглеждат тези мнения като важна обратна връзка, която им казва какво не е наред при тях.
- Избягване да се прекъсват служителите, докато говорят, защото това показва неуважение към тях и нещата, които казват.
- Изказване благодарност на служителите за всяка споделена информация или предложения. Това кара хората да се чувстват ценни и ги мотивира да продължат да споделят и в бъдеще.
Когато мениджърите подхождат с готовност да изслушват своите служители, последните започват да споделят все повече и по-открито нещата които виждат и мислят. По този начин се създава работна среда базирана на взаимен диалог. Това осигурява постоянна двупосочна комуникация, която е изключително важна за ефективността на работата. Всичко това води да изграждане на екипи от активно мислещи и комуникиращи хора, които постигат значително по-бързо и лесно целевите бизнес резултати.